keskiviikko 20. maaliskuuta 2013

No mut hei mää laitan sulle siitä meiliä

Katselin taas kerran työsähköposteja sillä silmällä. Voi äh! Sähköposti näyttää vieläkin olevan väline, jolla voi viestiä ihan miten sattuu. Olisikohan jälki yhtä karua, jos sama asia pitäisi saattaa maailmaan paperipostitse tai puhelimitse?

* * *

Reino pudottaa sormensa näppäimistölle ja kirjoittaa viestin. kpslis l'u moom etteo spr,et OH ANTEEKSI joskus käy niin, etteivät sormet osu oikeille kohdilleen, mutta koska Reino hallitsee kymmensormijärjestelmän, mitäpä suotta viestiä oikolukemaan ennen lähettämistä.

Marjatta lähettää edelleen, lähettää edelleen, lähettää edelleen ja vielä vähän lähettää edelleen. Kun viesti lopulta päätyy minulle, saan seurata monien tahojen moninaista keskustelua, ja joskus viesteissä on jännittäviä henkilökohtaisuuksiakin. Pitkään vaellelleen viestiketjun keskeltä minä etsiskelen ne asiat, jotka kuuluvat minulle.

Pentti ei tervehdi, ei käytä yhtään turhaa sanaa eikä kaikkia tarpeellisiakaan, ei allekirjoita viestiään eikä ole jaksanut säätää edes lähettäjän nimeä. Saankin usein sähköpostia muun muassa viitasaarelta ja vanhalta kannettavalta, vaikka tietenkin arvaan, että Pentti se on siellä ollut asialla. Pentin sähköpostiystävä on varmaankin Raija, joka kirjoittaa ja allekirjoittaakin miehensä sähköpostit, "tuon meiän isännän puolesta". Eihän siinä mitään varsinaista vikaa tietenkään ole, ärsyttää kuitenkin. Kuinka vaikeaa on hankkia oma, ihan ikioma, ja pörröinen sähköpostiosoite?

Sähköpostihahmoja on vielä monta muuta, näiden yhdistelmiä ja niin edelleen. Ehkä tästä jo kuitenkin kävi ilmi, etteivät monet vieläkään ymmärrä sähköpostin olevan oikeaa ihmisten välistä viestintää, johon pätee samat ymmärrettävyyden ja kohteliaisuuden vaatimukset kuin muuhunkin viestintään. Sähköpostin vastaanottaa ja lukee ihan oikea ihminen, eikä se mitenkään maagisesti korjaudu matkalla asialliseksi, jos sen on sotkuna maailmaan työntänyt.

* * *

Minä haluaisin saada seuraavien ohjeiden mukaan kirjoitettuja työsähköposteja:

  1. Otsikoi asiallisesti. Tervehdys, Moro tai Kysymys eivät ole asiallisia otsikoita. Otsikosta pitäisi käydä noin suunnilleen ilmi, mitä asia koskee.
  2. Tervehdi ainakin ensimmäisessä sähköpostissa. Ei tarvita mitään erityisiä koukeroita, Hei riittää ihan hyvin. Jos et millään jaksa tervehtiä, älä nyt, hyvä ihminen, ainakaan aloita sähköpostia nolosti hihkaisemalla Elikkä tai edes napakasti Eli.
  3. Käytä kunnollisia lauseita, joissa on edes välttämättömät välimerkit, isoja alkukirjaimia sopivissa kohdissa ja jonkinlainen tolkku rakenteessakin. Asia etenee loogisesti alusta loppuun ja niin edelleen. Kielen ei tarvitse olla hienoa, kunhan asia selviää. Lyhyesti tulee kirjoitettua usein parhaat virret.
  4. Kun välität sähköpostia eteenpäin seuraavalle vastaanottajalle, siivoa siitä kaikki kaikki turha.
  5. Allekirjoita viestisi selkeästi. Kerro siinä kuka lähetti, mistä lähetti ja, jos lisäkysymyksiä tulee, mihin voi ottaa yhteyttä.
  6. Tarkista, että tarpeelliset liitteet ovat mukana. Jos liitteet unohtuvat, niin kuin kiireessä joskus käy, älä lähetä niitä perässä ilman saatetta tai viestillä ainiintässäviänää. On kohteliasta ja usein tarpeenkin lyhyesti ilmoittaa, että nämä liitteet liittyvät viestiin sejase lähetetty silloinjasilloin.

JA VIELÄ ENNEN KUIN PAINAT LÄHETÄ-NAPPIA

  • oikolue viesti, korjaa kirjoitusvirheet ja yritä pohtia, voiko vastaanottaja saada siitä selvää. Jos viesti tuntuu sekavalta, korjaa se. Mieti myös, onko viestissä kaikki, mitä piti sanoa, ettei tarvitse lähettää – ja vastaanottaa – kymmentä paikkauspostia perään.

* * *

Nämä ohjeet koskevat vain työsähköposteja. Henkilökohtaiset meilit ovat asia erikseen. Niissä saa olla sekavia soperruksia ja otsikkokin voi olla esimerkiksi ¤%%&¤. Niitä voi tulla monia tulvissa tai yksi kaksimetrinen.

* * *

Haluaisin myös maailmanrauhan ja uuden ripsivärin. Ehkä tämä sähköpostitoive osuu johonkin näiden välille, luultavasti kuitenkin lähemmäs maailmanrauhaa kuin ripsiväriä.

(Pessimisti yllättää itsensä kyllä jonain päivänä vielä hirveen iloisesti.)

15 kommenttia:

Celia kirjoitti...

Ihan niin kuin meillä töissä. Johan tuli haikea olo. :D Varsinkin nämä Marjatat jaksoivat riemastuttaa. He kun välittivät eteenpäin kaikki saamansa viestit ihan jokaiselle organisaatioon kuuluvalle, vaikka olisi riittänyt vähän pienempi otanta. Joku sitten meni valistamaan Marjattaa, ja sitten jouduin etsimään muuta luettavaa työpäiväni ratoksi.

Teillä ei vissiin ole Seppoa, sitä joka ei koskaan vastannut viesteihin lukuisista vastauspyynnöistä ja perään soitteluista huolimatta. Meillä oli. Eikä Seppo sitä tahallaan tehnyt. Hän oli sitä mieltä, että telepatia toimii paremmin kuin sähköposti. Niin, että mitä turhia vastailemaan, kun muutenkin tiedämme jo, mitä mieltä hän on.

Ohari kirjoitti...

Meillä ei ole (onneksi) Seppoa, koska emme juurikaan meilaile toisillemme talon sisäisesti, meililiikenne on siis asiakkaiden (sekä muiden tahojen) ja meidän välistä. Jotenkin siinä kuviossa tuntuu vielä hullummalta, että meilit on mitä sattuu, koska aika usein kirjoittaja on niin vieras ihminen, ettei hänen kanssaan ole edes puhelimitse oltu (vielä) yhteyksissä. Olenkin huvitellut ajatuksella, että mitäpä jos vastaisi joskus samaan tapaan.

elikkä tässonny tää mistä puhuttin sillo josksu teiän sihtrin kans,,, tee sopiva

oa

Tiina kirjoitti...

Toisinaan nuo tuolla tavalla sähköpostittelevat ihmiset viestivät face-to-face aivan yhtä epämääräisesti ja -selvästi.

Tiina kirjoitti...

Ootko muuten koskaan huomannut kaupassa, että kassahenkilö saattaa aloittaa puheenvuoronsa "elillä"?
Eli tämmöstä sais olla. Eli 15,50 euroa.
Elikkäkin käy.

Tiina kirjoitti...

Joita kuita (yhdyssana?) ärsyttää kuulemma, kun sähköposteissa kiitetään etukäteen. Itselläni on tapana kiittää etukäteen viestin lopussa, jos pyydän joltain jotain enkä todennäköisesti tule enää palaamaan millään erillisellä kiitospostilla. Monikaan asia ei ole turhempaa kuin sähköpostissa, jossa lukee vain että "ok" tai "kiitos". Kun niitä nyt työympäristössä tulee muutenkin ihan riittävästi.

(Tota "vielä ennen kuin painat lähetä-nappia" -ohjetta mä voisin kyllä käyttää joskus tässä blogikommentoinnissa... :D :D :D)

Ohari kirjoitti...

Totta kyllä, Tiina, epämääräistä viestintää saa niskaansa joskus sekä kasvotusten että puhelimessa. (Niskaansa kasvotusten, jumprahuiti, meikä on akrobaatti. Jätän kuitenkin noin, koska nyrjähti ihanasti ja niska kaipaa venyttelyä muutenkin.) Silloin tietysti voi kysyä heti täsmennystä, mutta oudoltahan se silti tuntuu. Jotenkin vaikuttaa siltä, että siinä on takana kyvyttömyys asettua toisen asemaan ja nähdä tilanne toisen kannalta sekä ehkä ihana kuvitelma siitä, että minä olen tässä ja maailma pyörii ympärilläni. Määkin kiitän etukäteen, jos en aio enää palata asiaan. Ja jos mua kiitellään etukäteen, tykkään juurikin siitä syystä, että en helsvetti soikoon halua meilitulvan lisäksi enää mitään ok-, kiitos- tai tralalaa-viestejä erikseen (tosin osa töistäni on sellaisia, että ok-viestit on ok. Hoho. No, he keiltä sellaisia odotan, tietävät ketä ovat.)

Kaupan kassa voi ihan hyvin minun puolestani sanoa elikkä tai eli, ei haittaa yhtään. Puheessa tarvitaan keskustelupartikkeleita, ja eli tai elikkä on oikeastaan aika luontevakin, kun ensin on kuljetettu tavaraa läpi käsien ja lopuksi esitetään ikäänkuin johtopäätöksenä summa, eli tämä satsi tekee näin paljon. Kaipa siinä kassalla on hyvä ajatus vieläpä pehmentää puhettaan vähän. Eli(kkä)-alkuinen puheenvuoro ei ole ihan yhtä töksö kuin pelkkä summa. Ja varmaan siinä työssä kaikki mahdolliset variantit tulee päivän mittaan käytyä läpi. Se olisi sitten, ja tekee yhteensä, elikkä :-)

Tiina kirjoitti...

No jaa, joo, musta vaan kuulosti tosi hullulta, kun joskus jossain oli joku kassa, joka ihan jokaisen lauseensa ihan jokaiselle asiakkaalle aloitti sanalla eli.

Ok-vastaus on tietysti ok siinä vaiheessa, jos esim. kysyy toiselta, että onko ok.

Ohari kirjoitti...

Sillä oli jäänyt eli päälle :-) Tuo eli(kkä) on kyllä tarttunut viime aikoina muidenkin korviin, ja jonkin verran se tuntuu ihmisiä ärsyttävän. Onhan se varmaan semmoinen muotihokemakin. Ne jotka kielen kanssa puljaavat enemmän, kokevat usein tommoiset ärsytyksiä aiheuttavat kielijutut lähinnä mielenkiintoisina. Ymmärrän, että se on aika ärsyttävää sekin :-D

Ok:sta tuli mieleen tytär teini-ikäisenä. Ihan hyvässä mielessä, hänen tekstariliittymänsä tekstareita säästääkseni, sanoin, että älä nyt hyvä lapsi lähettele mitään ok-viestejä erikseen. Asia on ok, jos ei mitään kuulu. Kerran hän sitten kuitenkin lähetti mulle 1) OK, ja heti perään 2) Ainii sori sulle ei saanu lähettää OK.

Siinä meni kaksi kärpästä kahdella iskulla. Nauratti vähän.

Anonyymi kirjoitti...

Olipa hyvä kirjoitus. Erityisesti nyökkäilen tuolle kohdalle 4 - olisi niin paljon kivempi lukea sellainen sopivanlyhkäinen viesti siitä mitä nyt haluttiinkaan lähettää eteenpäin sen sijaan että se pitää sieltä moskan keskeltä etsiä.

Minä jaan maailmankaikkeuden kahteen osaan: niihin jotka vastaavat sähköpostiviesteihin ja niihin jotka eivät. Minulla on kaksi pomoa, yksi isompi ja toinen vähän pienempi. Se isompi vastaa napakasti heti tai melkein heti kaikkeen. Ja se pienempi sitten siis ei, koska "noita viestejä tulee niin paljon ettei niitä oikein ehdi lukeakaan". Olen alistunut ja käyn sitten henkkoht puhumassa käsiteltävät asiat sen pienemmän kanssa.

Anonyymi kirjoitti...

...ja jatkan vielä kun unohdin (aihe näköjään inspiroi): ne nimettömät meilit ovat tosiaankin ärsyjä. Olen joskus vastannut sellaiseen aloittamalla Hei "xxx@xx.xx" kun ei mikään järkevämpikään henkilöllisyys ole käynyt selville.

Jenny kirjoitti...

Mulla on kaksi virkaspostifrendiä, joiden meilejä ei voi lukea ilman, että verenpaina napsuu uudelle levelille. Pienen, yksinkertaisen ja asiallisenkin viestin he pystyvät tirvaisemaan niin, että vastapuoli lamaantuu. Se on varmaankin jonkinlainen taistelulaji se, sellainen, jossa kaulaa painamalla uhri halvaantuu kymmeneksi sekunniksi.

sir Ola kirjoitti...

Eli tai elikkä on ihan ookoo, mutta tosiviestijät tuikkaavat perään vielä varmuuden vuoksi ässän.

Nettiautosta löytyy tällä hetkellä 184 ilmoitusta, joiden tekstissä (oletettavasti ensimmäisenä, en todellakaan tarkistanut) esiintyy sana "elikkäs".

Ohari kirjoitti...

Anonyymi, kiva kun kolahti. Tai kiva ja kiva, aihehan ei sinänsä ole kauhean kiva, mutta onhan vertaistuki nyt aina vertaistukea. Voipa olla, että jonain päivänä sisuunnuksissani otan käyttöön tapasi vastata nimettömille. Toistaiseksi olen suomalaislaimeasti jättänyt aina nimet tervehdyksistä pois ja sanon niukasti vain Hei.

Jenny, hieno taito on heillä! Et viitsisi hiukan valottaa, millaisia konsteja heillä on käytössään? Ihan vaan siksi, että jos vaikka itse joskus sattuu tarvitsemaan.

Sir Ola, tosiaan, elikkäs! Mulla on tässä sattuneista syistä käsillä semmoinen arvio, että puhekieli olisi siirtymässä kovasti kirjoitukseen ja siitä seuraa tämmöisiä elikkäs-tyyppisiä melkoisen tyhjiä sanoja tekstiin, vähän niin kuin puheessa tauottamaan ja leppoistamaan. Ehkä penskoille pitäisi opettaa koulussa sähköistä viestintää edes ihan simppelillä tasolla – tai opetetaanko heille jo? Elikkäs saattaahan olla, että nämä elikkäs-kaverit ovatkin vanhempaa polvea, jotka eivät ihan vielä osaa räknätä, että vaikka väline on huiman nopea, ei se silti tekstiä suolla puheena pihalle, teksti on tekstiä vaikka bitiksi muuttaisi.

Tiina kirjoitti...

Laajennan tän keskustelun puhelimiin, koska en nyt millään halua pysyä (sähköposti)laatikon sisällä.

Nuo nimettömät sähköpostit nimittäin taitavat vastata tyyppejä, jotka eivät soittaessaan esittele itseään. Itse kun olen ollut sihteerinä noin sata vuotta liikaa, niin huomaan suhtautuvani nimettömiin soittajiin vähintään yhtä suurella nihkeydellä, kuin blogikommenttilaatikon anonyymeihin. Vaikka heillä olisi hyvät aikeet, niin suhtaudun aika herttaisen yhdentekevästi heidän asiaansa. Jos aikuinen ihminen ei osaa esitellä itseään puhelimessa, niin en todellakaan vaivaudu kysymään voisinko kenties jättää soittopyynnön tai koska edes kannattaisi yrittää tavoitella herra isoherraa seuraavan kerran. Puhun välttämättömät ja sen jälkeen jätän nimettömän oman onnensa nojaan.

Ohari kirjoitti...

Tiina, sama assosiaatio tuli mulle, enkä yhtään tykkää nimettömistä soittajista minäkään. Asiallinen anonyymi kommentointi ei niinkään häiritse, mutta jos kommentteja on monta, olisi tietysti helpompi erotella kommentoijat toisistaan, jos heillä olisi vaikka kuinka hetken lapsosiksikin syntyneet nimimerkit.

Mutta tosiaan, samat kohteliaisuus- ja asiallisuussäännöt pätevät, oli väline mikä hyvänsä.